在高校智慧校园建设进程中,会议室、实验室、活动室等功能房间使用频繁,面向众多师生开放,一个好的预约系统直接影响着空间资源利用效率与管理成本。本文结合启辰智慧预约系统的创新实践,总结高校选型时需重点关注的五大维度:
一、预约规则需要灵活设置,杜绝资源滥用高校会议室日均使用频次可达普通企业的3-5倍,传统人工管理易出现超时占用、虚假预约等问题。启辰系统支持多维度的规则配置,匹配高校学院房间预约管理规则。1)时段管控:最早预约时间、最晚预约时间,或自定义预约时段规则
2)时长控制:单次预约最长8小时、最短1小时(可自定义)
3)提前预约:需要提前多久进行预约,例如需提前2天(可自定义)
4)连续预约:最多允许连续预约3天(可自定义)
5)信用管理:黑名单自动冻结违规账号
6)最久预约:只允许预约1个月内(可自定义)
7)动态审核:针对实验室等高敏感区域设置二级审批,某211高校应用后,会议室利用率提升40%,纠纷投诉下降67%。
8)自动审批/自动拒绝:可以灵活设置每个房间的审批规则,例如免审批、到时间自动审批或拒绝等。
钥匙管理麻烦,且容易发生丢失、偷配的情况;周末、节假日及其他非工作时间需要有人值守管理预约和钥匙的发放。因此,智能门锁需要与预约系统的深度整合实现:
1)无接触授权:预约成功自动下发临时开门密码,预约期间自动生效和失效(可提前30分钟生效,以便提前进入会议室布置)
2)远程开门:可以在启辰智慧预约小程序端远程临时开门、添加临时密码等,方便在特殊情况无人在场且不方便预约的情况下开门。
高校一般使用专用校园网络,wifi使用受限(例如需要绑定账号、重大活动时可能临时关闭网络等情况),如果想使用智能门锁实现预约时段密码开门,智能门锁需要更为简单的联网方式。
针对高校网络环境特点,启辰智慧预约门锁自带4G-CAT1网络(功耗低、信号强,智能锁使用4节5号电池可工作8个月以上),流量可用约10年,开机自动与启辰智慧预约平台连接,师傅上门安装后即可使用。
平均部署时间为30分钟/间,替换旧门锁,安装电池开机后即可自动联网工作(需提前将智能门锁序列号绑定在启辰智慧预约平台的对应房间)。
四、简化流程降低成本,匹配高校采购要求高校对于硬件、软件的立项招标都有金额要求,例如硬件超过1000元需要列入固定资产,合同超过1万元需要招标等,会议室预约软件及配套智能门锁应当在成本上进行控制。软件:永久授权(云版)+升级+运维
硬件:单锁成本控制在固定资产标准内
服务:按需购买定制开发模块,对比年费制SaaS方案成本更低。
五、服务长效化:简化财务流程高校报销付款流程较为繁琐,常规采用年费收取的会议室预约软件每年都要续费,非常麻烦,软件收费方式应当尽量简化,采用永久授权+定制服务+售后的方式,减轻高校负担。
结语高校选型需着眼全生命周期管理,启辰智慧预约系统通过规则引擎+智能硬件+服务模型的创新组合,已在全国37所高校落地验证,其模块化设计可适配从2间到200间不同规模的改造需求。