高管秘书｜分会场视频会议不可忽视的细节❗️

[放大镜R]在工作中经常遇到开会需要设立视频分会场或者线上会议的情况，比如出差，或者全国各地分公司需要同时开会等。 [向右R]一场优质高效的视频会议，不仅能降低会议成本，更能切实提高工作效率。那么有哪些细节不可忽视、需要特别注意呢？ · 细节[一R]：明确视频会议号 视频线上会议一般有指定的传输信号种类，或者是会议链接、会议号等，作为统筹分会场的经办人员必须了解准确，别误入其他会议。 · 细节[二R]：确定参会人员 明确哪些人要现场参会，哪些人线上参会，线上参会的是否具备视频会议的条件，不具备怎么解决 · 细节[三R]：选定分会场地点 由于满足视频会议条件的会议室数量有限，有时几个会议都需要用同一个会议室。遇到这种情形，要及时了解其他会议的具体情况，并及时向领导汇报，请领导统筹协调。 · 细节[四R]：了解议程和时长 了解会议议程，弄清楚是否需要分会场参会领导发言。确需发言的，了解发言主题、时限、着装等要求，通知相关人员准备材料。 · 细节[五R]：提前检查会场设备 提前到会场检查接收的画面是否清楚、音质是否清晰、音量大小是否合适、摄像机是否遮挡视线等。如果有分会场发言的议程，还需提高调试确认话筒是否能正常使用、发言人的画面是否能及时切换到位等。除此之外，经办人还要提醒会场工作人员做好临时停电、线路突发问题等应急方案。 · 细节[六R]：合理摆放现场桌椅 分会场视频会议通常不设置主席台，按照课堂式的方式摆放桌椅即可。座椅应尽量避免摆放在两个桌子的桌脚连接处。前后排桌子之间保持一定的距离，便于参会人员进出。如果每排都有桌子，则将台签放在桌上；如果只有第一排有桌子，则将台签贴在座椅上，以便参会人员有序就座。 · 细节[七R]：及时切换会场画面 在会议进行期间，领导要掌握分会场参会情况。经办人要提前与负责信号传输的工作人员沟通好，确保画面切换正常。 · 细节[八R]：用心做好会议记录 为确保会议记录的准确、完整，根据会议性质，除涉密会议外，会议记录人员要提前准备录音录像设备、笔记本等，做好会议记录、及时整理出文字材料，供阅研、存档使用。