第一步：系统归集全部历史沟通档案这一步是基础，要确保不遗漏任何潜在线索。首先，整合全渠道沟通记录，把邮件、B2B 平台留言、即时通讯消息、视频会议纪要等所有和客户的往来内容汇总，按时间顺序归档，标注沟通时间、方式和参与人员。其次，关联配套文件记录，将沟通中客户发送的产品图纸、询价单、包装要求说明，以及己方发送的报价单、样品检测报告等附件，和对应的沟通记录绑定。另外，调取历史合作档案，若为老客户，需同步调出过往订单的认证凭证、合同中关于合规的条款，形成完整的沟通 + 交易档案包。

第二步：关键词与表述定向检索快速筛选出直接或间接指向认证的核心信息，减少无效信息干扰。一方面，精准抓取显性认证关键词，用 “CE、FDA、REACH、UL、SASO” 等认证名称，“EN 71、ASTM F963” 等标准编号作为关键词，在档案中检索，一旦出现可直接锁定对应认证要求；若客户提及 “同上次订单”“和样品检测报告一致”，直接关联历史订单或样品对应的认证类型。另一方面，标记隐性关联表述，重点圈出客户关于市场（如 “欧洲终端”“美国清关”）、质量（如 “儿童安全”“环保无毒”）、合规（如 “避免清关延误”“符合当地法规”）的表述，这些都是认证的重要线索。

第三步：线索分类解读并匹配认证类型对检索到的线索分类分析，将其与对应市场、产品的认证要求精准匹配。比如看到 “欧洲市场”“环保标识”，电子类产品可匹配 CE+RoHS 认证，化工类则对应 REACH 认证；客户说 “食品接触餐具”，搭配 “美国销售”，直接对应 FDA 认证，若提 “德国商超” 则匹配 LFGB 认证。若客户提 “之前供应商提供过无铅检测报告”，结合产品为电子元件，可判定需补充 RoHS 认证；若客户否定过某份非欧盟检测报告，可反推其核心需求是欧盟认可的 CE 相关细分认证。

第四步：多线索交叉验证避免误判单一线索可能存在偏差，通过多维度验证确保认证要求判断准确。一是结合市场与合规线索验证，若客户既提 “海运至鹿特丹”，又强调 “环保合规”，双重线索可确认需 CE+REACH 认证；二是结合己方反馈验证，若此前发送 CE 认证后，客户未提出异议且推进报价环节，说明该认证符合需求；三是结合产品属性验证，若客户提 “无线蓝牙功能”，同时沟通中提 “北美销售”，可交叉确认需 FCC+UL 双重认证，避免只判定单一认证。

第五步：模糊线索主动兜底确认若线索不明确，需通过精准话术确认，避免后续合规风险。可以整理初步判断结果，比如 “根据之前沟通，你提到产品将销往欧洲且需符合环保要求，我们默认准备 CE+REACH 认证，你看是否需要补充其他认证？” ；若客户表述模糊，可举例引导，如 “针对这款儿童玩具，结合你说的欧美市场，常见 EN 71 和 ASTM F963 认证，你更倾向按哪种标准准备？” ；对老客户可简化确认，如 “本次订单的认证要求是否延续上批货物的 FDA 认证？” 。

第六步：固化结果并对接执行确认认证要求后，做好记录并推进后续工作。一方面，书面固化认证需求，在邮件或合同中明确认证类型、检测机构要求、提交时间等，让客户确认签字，避免后续纠纷；另一方面，同步内部执行，将确认的认证要求传递给供应链和检测部门，明确资料准备、检测流程的时间节点；同时建立认证档案，将本次确认的认证信息归档，为后续客户复购提供参考依据。